Cara Merapikan Tagihan Air Desa Tanpa Buku Besar

Sebagian besar pengelola air desa memulai dengan cara yang sama: satu buku besar, beberapa map, dan satu petugas yang hafal semuanya di luar kepala. Cara itu bekerja — sampai jumlah pelanggannya naik, atau petugas yang hafal itu berhalangan.

Tulisan ini bukan daftar saran umum. Ini urutan yang benar-benar kami tempuh bersama BUMDes Palm Makmur di Desa Jeruksawit, Karanganyar, dan apa yang berubah sesudahnya. Kalau Bapak/Ibu mengelola air desa dan catatannya masih di kertas, langkah-langkahnya bisa ditiru — dengan atau tanpa bantuan kami.

Simpulnya bukan di jumlah pelanggan

Pendiri Visennji pertama kali melihat masalah ini sambil ikut mengantre di loket pembayaran air desa. Petugas di depan membongkar tumpukan kertas satu per satu, lalu menjumlahkan manual. Antrean di belakang menunggu.

Yang menarik: petugasnya tidak lambat. Dia justru cekatan. Yang lambat caranya. Satu lembar tagihan cuma bisa dibaca satu orang pada satu waktu, dan untuk menjawab satu pertanyaan sederhana — "pelanggan ini nunggak berapa bulan?" — lembarnya harus dicari dulu.

Jadi menambah petugas tidak menyelesaikan apa pun. Yang perlu diganti adalah cara catatan itu disimpan dan dicari.

Empat pekerjaan yang selalu jadi antrean

Sebelum membuat apa pun, kami duduk di loket dan mencatat pekerjaan apa saja yang benar-benar terjadi di sana. Hasilnya empat, dan hampir selalu sama di setiap pengelola air desa:

1. Mencatat angka meter tiap bulan. Petugas keliling, menulis angka di kertas, lalu mengetik ulang atau menyalinnya di kantor. Dua kali kerja untuk satu data.
2. Menerima pembayaran rapel. Pelanggan datang membayar tiga bulan sekaligus. Tiga lembar harus dicari, dijumlahkan, dan dicoret satu per satu.
3. Menjawab pertanyaan tunggakan. Butuh membongkar map beberapa bulan ke belakang, sambil antrean menunggu.
4. Menyusun laporan bulanan untuk desa. Angkanya dikumpulkan lagi dari beberapa buku dan map yang berbeda, biasanya malam hari menjelang tenggat.

Kalau Bapak/Ibu mau membenahi sendiri, mulailah dari sini juga: tulis dulu empat sampai lima pekerjaan yang paling sering bikin antrean. Jangan mulai dari daftar fitur. Daftar fitur selalu lebih panjang daripada yang benar-benar dipakai.

Urutan yang kami tempuh di Karanganyar

Setelah daftar pekerjaan itu ada, urutannya begini.

Satu, ikut cara kerja yang sudah jalan. Kami tidak meminta petugas mengubah kebiasaannya. Kalau selama ini pencatatan meter dilakukan per zona, ya per zona juga bentuknya nanti. Cara kerja yang sudah terbukti jalan itu aset, bukan penghalang.

Dua, pindahkan catatan lama, bukan cuma mulai dari nol. Ini bagian yang paling sering dilewati. Kalau catatan lama ditinggal di kertas, pengelola berakhir memegang dua tempat penyimpanan sekaligus dan justru tambah repot. Data pelanggan lama harus ikut masuk.

Tiga, buat yang bisa dibuka dari ponsel. Petugas keliling membawa ponsel, bukan komputer. Kalau angka meter baru bisa dimasukkan setelah kembali ke kantor, pekerjaan dua kali tadi tidak pernah hilang.

Empat, dampingi bulan pertama secara penuh. Bulan pertama adalah saat semua kekeliruan kecil muncul: nomor pelanggan yang kembar, zona yang salah tulis, angka meter yang kelewat. Kalau tidak ada yang menemani di bulan itu, orang akan diam-diam kembali ke buku.

Lima, jangan berhenti setelah aplikasinya jadi. Ini yang paling sering gagal di tempat lain. Aplikasi diserahkan, pelatihan sehari, lalu ditinggal. Di Karanganyar pendampingannya masih jalan sampai sekarang.

Aplikasi yang lahir dari urutan ini kami beri nama Amerta, singkatan dari Aplikasi Manajemen Tagihan Air Terpadu. Petugas mengisi angka meter awal dan akhir, pemakaiannya terhitung sendiri. Saat pelanggan membayar rapel, tagihan yang mau dilunasi tinggal dicentang dan totalnya langsung muncul. Laporan bulanan tinggal dipilih rentang tanggalnya.

Yang berubah setelah sepuluh bulan

Angka-angka ini dari pemakaian nyata di Karanganyar, bukan perkiraan:

• Mencari tunggakan berbulan-bulan: kurang dari 5 detik, dari sebelumnya lebih dari 5 menit.
• Menyiapkan laporan bulanan: kurang dari 1 menit, dari sebelumnya berhari-hari.
• Lebih dari 500 pelanggan air tercatat rapi, yang dulu tersebar di tumpukan kertas.
• 10 bulan berjalan tanpa putus, dan masih kami temani sampai sekarang.

Yang paling berkesan buat kami bukan angkanya, melainkan kalimat petugas loketnya:

Sistemnya bisa dipakai buat kerja.

Kalimat itu pendek dan tidak terdengar seperti pujian. Justru itu ukurannya. Alat yang bagus tidak dibicarakan, dia cuma dipakai.

Kalau mau mulai membenahi sendiri

Bapak/Ibu tidak harus memakai jasa siapa pun untuk memulai. Tiga hal ini bisa dikerjakan minggu ini juga, dan sudah memotong sebagian antrean:

• Satukan daftar pelanggan di satu berkas. Satu baris satu pelanggan, dengan nomor pelanggan, nama, alamat, zona, dan nomor meter. Berkas hitung sederhana pun cukup untuk tahap ini.
• Pisahkan catatan meter dari catatan pembayaran. Dua pekerjaan berbeda yang sering ditumpuk di satu buku. Begitu dipisah, mencari tunggakan jadi jauh lebih cepat.
• Tetapkan satu tanggal baca meter tiap bulan. Tanggal yang berpindah-pindah membuat perhitungan pemakaian tidak bisa dibandingkan antar bulan.

Kalau ketiganya sudah rapi dan antreannya masih panjang, barulah pindah ke aplikasi jadi masuk akal. Bukan sebaliknya.

Yang perlu disiapkan sebelum mulai

Dari pengalaman di Karanganyar, tiga hal ini yang menentukan lancar atau tidaknya:

• Satu orang yang jadi penanggung jawab datanya. Bukan harus orang teknologi — cukup orang yang paling paham cara kerja loketnya.
• Catatan lama yang masih bisa dibaca. Semakin utuh catatan lama, semakin sedikit yang perlu ditanyakan ulang ke pelanggan.
• Kesiapan bahwa bulan pertama akan berantakan sedikit. Itu normal, dan justru di situ kekeliruan lama ketahuan.

Datanya tetap milik pengelola sepenuhnya. Di Amerta, kapan pun diminta, kami bantu keluarkan dalam bentuk Excel, tanpa biaya tambahan. Kalau suatu saat Bapak/Ibu pindah ke cara lain, catatannya ikut pindah.

Cara kerja di tempat Bapak/Ibu agak berbeda dari yang diceritakan di atas? Wajar, memang selalu begitu. Ceritakan saja dulu lewat WhatsApp — kami dengar, lalu kami tunjukkan bagian mana yang paling cepat bisa dirapikan. Kalau mau lihat dulu Amerta bekerja, halaman Amerta berisi tampilannya saat dipakai.